Ik heb dergelijke meetings meegemaakt in ondermeer China en Rusland. De grote belangen inspireerden mij altijd tot het leveren van een optimale prestatie. Ik werk namelijk niet graag lange tijd aan een projekt, om uiteindelijk met lege handen huiswaarts te keren.

De sleutel tot succes ligt volgens mij in een goede voorbereiding. Zo werk ik vooraf altijd verschillende scenario’s uit, zodat ik tijdens de onderhandelingen altijd meerdere opties houd. Denk hierbij aan de variabele (en niet-variabele!) onderdelen van de overeenkomst. Ook wil ik helemaal op de hoogte zijn van de achtergronden van de gesprekspartners, alsmede de te bespreken dossiers.

Daarnaast wil ik de volgorde van de agenda bepalen, zodat de voor mij belangrijke onderwerpen in een goede volgorde aan de orde zullen komen. Logischerwijze willen we eerst de stemming gunstig beïnvloeden, voordat de kernpunten zullen worden besproken. Uiteraard heb ik per onderdeel vooraf mijn accenten gezet.

Mijn gesprekspartners zijn over het algemeen ook goed voorbereid. Tevens zijn ze vaak bereid om er stevig tegenaan te gaan, met allerlei vormen van lokaal theater. Hierdoor is het zaak om scherp te blijven en je ogen te allen tijde op de bal te houden. Negatieve emoties parkeer ik voor de duur van het gesprek, al zal ik me nooit onheus laten behandelen. Eventueel zet ik heikele gespreksonderwerpen even “in de ijskast”, om ze later in de meeting alsnog te tacklen.

Extra hindernissen vormden bij gesprekken in Moskou en Shanghai vaak de noodzaak om tolken te gebruiken. Dit driehoeksgesprek vraagt van alle betrokkenen extra energie. Op tijd een korte pauze nemen werkt dan goed voor iedereen.

Ik heb in China ooit een mooi contract binnengehaald na een gesprek van bijna 6 uur. Toen ik aan mijn secondanten aangaf dat ik me na het gesprek graag even wilde opfrissen, zei mijn Chinese manager dat dat pas later kon, omdat we juist voor de lunch werden uitgenodigd.

Derhalve ging ik mee naar een restaurant voor de maaltijd. Hiermee wilden de Chinezen hun respect betuigen. Mijn Chinese secondant hoorde de eigenaar van de andere partij tegen diens CEO zeggen: “Ik hoop dat jij net zo hard je best doet voor je baas, als deze Hollander voor die van hem.”

Aan het eind van de middag keerden we voldaan terug in ons hotel. Alle opvolgende bijeenkomsten verliepen overigens een stuk vlotter.